フリーランスの交通費の精算について
会社でフリーランスのライター等に業務委託をすることがあるのですが、移動が必要な取材の際の交通費について悩んでいます。
原則、取材などでかかった交通費も源泉徴収の対象となると教わっていたので以前は報酬の他に交通をプラスして10.21%の源泉徴収を行っていました。
しかし、最近新しく委託したライター数名が「交通は実費で支払ってほしい又は支払うもの」と言われ困っています。
報酬は源泉徴収を行ってもよいが、交通費は立替したものなので実際の金額をもらいたい。ということです。
調べたところ、「会社宛の領収書があれば立替金として源泉徴収の対象とならない」という一文もありました。それについていくつかご質問があります。
①最近は領収書の自動発行も増えているため会社の宛名が記載されていないもの、元々記載する項目がないものが多いですが、それでも問題ないのでしょうか。
②ライターが自身のSuicaやPASMOを使用して電車やバスを利用した場合は領収書がないため(往復経路や料金を入力した一覧表はありますが)、立替金としての扱いは難しいでしょうか。
③もし交通費が立替金として処理可能な場合、振り込む際は「報酬」と「立て替えてもらった交通費」は金額を分けて振り込む方が良いでしょう
今までお世話になっていたライターさんは交通費を源泉徴収しても何も言ってくることはなかったのですが、ここ最近立て続けに問い合わせがあり、説明しても納得してくれないケースが多く困っておりました。
長くなりましたが、よろしくお願いいたします。
税理士の回答

会社の税務署からの指導があり、そのようになったことを伝えてください。
警察と・税務署には、皆さん弱いものです。
ご回答いただきありがとうございます。
そのように説明しておりますが、なかなかスムーズに運ばない現状です。
こちらの会計の締め日もあるので色々検討しておりますが、①~③についてご回答いただければ幸いです。

①最近は領収書の自動発行も増えているため会社の宛名が記載されていないもの、元々記載する項目がないものが多いですが、それでも問題ないのでしょうか。
JRなどはあて名はいらないですが・・・帳簿には記載が必要です。
請求をされる場合は、記載していただいています。
②ライターが自身のSuicaやPASMOを使用して電車やバスを利用した場合は領収書がないため(往復経路や料金を入力した一覧表はありますが)、立替金としての扱いは難しいでしょうか。
上記が正しければ、問題はないと考える。
③もし交通費が立替金として処理可能な場合、振り込む際は「報酬」と「立て替えてもらった交通費」は金額を分けて振り込む方が良いでしょう
交通費については、立替金についても、報酬として考えるというのが、税務署の指導ではないでしょうか?
なので、源泉税も差し引く、のではないでしょうか?
言葉足らずで申し訳ありません。
原則は交通費である以上、源泉徴収を行います。
しかし、調べてみますと「領収書の宛名が会社宛の場合は立替金として源泉徴収は行わなくても良い」という文言を数ヶ所発見いたしました。
その場合、例えば飛行機と電車を利用した場合、航空券では「A会社」という宛名の領収書を発行して立替をし、電車は領収書がないため自作した交通費一覧表や出金伝票のようなものでライターから請求があった場合も飛行機・電車ともに会社宛ということで処理をしても良いということなのか、という前提の①~③の質問になります。
会社側からしますと、源泉徴収を行えばライターが経費として計上できるのでその方が良いのではないかと思ってはいるのですが、なかなかスムーズにいきません。

色々ありますが、
大手の税務調査=上場企業ですが、立替金処理をしても、源泉税をとるようにとの指導を受けたようです。
竹中なら、抗弁するのですが・・・企業は、その後は全て、源泉税処理するという風に、皆さんに流して、実行しています。
それはそれとして、記載の内容なら、
出金伝票に、会社名などを記載すれば、良いと考えます。
丁寧にご対応いただき、ありがとうございました。
今後は業務委託時にその旨を説明し、ご理解いただくよう努めます。
ありがとうございました。
本投稿は、2022年07月01日 04時01分公開時点の情報です。 投稿内容については、ご自身の責任のもと適法性・有用性を考慮してご利用いただくようお願いいたします。