注文した際の電子保存について
個人事業、青色申告です。
仕入れ先に注文をする際に、
商品名、価格が記載されたエクセル表（日付けはなし）に注文数を記載して、
メール本文に、荷受け住所と注文したいのでこちらが希望した数を確保してほしいと記載してメール送信しています。
後日仕入れ先から、注文を受けた分の在庫が確認できたので支払い後に発送可能となりますと、請求書を送られてきました。
決済サービスを通して決済完了後、発送されます。
受領した請求書と決済サービスでの決済時の証憑を保存していますが、この場合、注文したいとこちらから発送したメールとエクセル表は保存対象となりますか？
税理士の回答
注文時のメールとエクセル表は電子帳簿保存法上の保存義務はありません。ただし、税務調査などで注文の流れを確認する際に有用な証拠となるため、任意で保存することを推奨します。
電子帳簿保存法では、取引情報が記載された請求書・領収書・注文書等の保存が求められますが、今回のケースでは、保存義務があるのは仕入れ先から受領した請求書および決済証憑です。一方で、注文メールとエクセル表は「取引情報の伝達手段」に過ぎず、保存義務は発生しません。
ただし、仕入れの根拠として後日確認が必要になる可能性があるため、税務リスクの軽減や事業管理の観点から、可能ならメールとエクセル表も電子的に保存しておくのが望ましいです。
石割先生
お忙しい中返信をありがとうございます。
税務調査の際に注文の流れを確認するために保存しておいた方が良いとのこと、かしこまりました。
受領請求書の関係資料として紐つけて保存しておくことにいたします。
今後も似たようなケースの場合は、同じように判断してまいります。
本投稿は、2025年02月03日 09時14分公開時点の情報です。 投稿内容については、ご自身の責任のもと適法性・有用性を考慮してご利用いただくようお願いいたします。
