立替金と売上の請求書は分けるべき？
個人事業主（免税事業者）のシステムエンジニアです。
取引先からパソコンの購入と設定を依頼されました。パソコン代はいったん当方で立て替えております。また、取引先への交通費も発生しています。
パソコン代、交通費、設定作業工賃を一つの請求書にまとめて記載しても問題ないでしょうか？
例として、工賃30,000円（税抜）、パソコン代99,000円（税込）、交通費1,000円（税込）の場合、
・工賃：30,000円
・立替金（パソコン）：100,000円（非課税※）
・交通費：1,000円（非課税※）
・消費税：3,000円
合計：133,000円
※パソコン代と交通費は税込額であり、これに対してさらに消費税を課すことは出来ないと考えられますので非課税としています。
ネット等で調べると、立替金が発生した場合、立替金支払い依頼書というものを発行する必要があるとのことですが、上記のように売上と立替金をまとめて一枚の請求書とすることは問題でしょうか？
また、領収書についても質問です。
パソコン代は立替金ですので領収書は取引先に渡すべきと思いますが、当方も立替金として計上するには領収書の保管が必要と思うのですが、どうすれば良いでしょうか？
税理士の回答
まとめて一枚の請求書で請求して差し支えないと思われます。
パソコン代の領収書については、先方に渡す必要があります。先方で経費等の処理をすることになるからです。
貴殿は、当該領収書のコピーを保管しておけば大丈夫です。
三嶋政美
立替金と報酬を一枚の請求書でまとめることは可能ですが、明確な区分が必要です。請求書内で「工賃（課税）」と「立替金（非課税）」を明示し、混同を避ける記載にしておけば、税務上も問題となりません。
ただし、パソコン代・交通費は真の意味での立替であること（発注者＝取引先の指示による購入・支出であること）が前提です。立替金支払依頼書の発行は任意ですが、トラブル防止の観点から有効です。
領収書については、原本は取引先に引き渡し、コピーを自社で保管することが実務上適切です。支出の実態を説明可能な形で記録を残すことが、経費性の証明にもつながります。
本投稿は、2025年06月06日 05時59分公開時点の情報です。 投稿内容については、ご自身の責任のもと適法性・有用性を考慮してご利用いただくようお願いいたします。
