交通費の精算について

① 現在の仕訳について
事業の移動にかかった交通費を個人のお金で支払った場合は、「旅費交通費／事業主借」とします。ご記載の仕訳は、借方の「旅費交通費」はそのままで、貸方科目の「事業主貸」を「事業主借」に修正してください。Excelの旅費交通費精算書には、利用日、区間、目的、金額を記載し、事業に関係する利用分だけを経費にします。

② モバイルSuicaへ移行した場合の仕訳について
モバイルSuicaでも考え方は同じです。個人のお金で負担した事業分の交通費は、利用の都度「旅費交通費／事業主借」とします。なお、チャージした時点では事業分と私用分が確定していないため、チャージ額の全額を旅費交通費にするのではなく、実際に事業で利用した金額を経費に計上するのが分かりやすい方法です。

③ 明細書の保存について
明細を都度印刷する必要は通常ありません。モバイルSuicaの利用履歴や領収書等を電子データのまま保存し、Excelの旅費交通費精算書と照合できるようにしてください。履歴には保存・表示できる期間や件数に限りがある場合があるため、定期的にダウンロードやスクリーンショット等で保存しておくと安心です。あわせて、利用日、区間、訪問先や業務目的、金額が分かるようにしておいてください。

以上から、これまでの私費負担分は、貸方科目を「事業主貸」から「事業主借」に修正し、モバイルSuica移行後も事業利用分のみ同じ仕訳で計上してください。