電子帳簿保存法の事務処理過程について

結論から申し上げると、電子帳簿保存法では、電子取引データの保存に加えて、紙の帳簿や書類をスキャンして保存する場合のルールも定められています。これには「事務処理規定の作成」が必須とされています。

①事務処理規定について
事務処理規定は、電子データを適切に保存・管理するためのルールや手順を定めたものであり、電子取引データだけでなく、スキャンデータの保存にも適用されます。事務処理規定には、以下のような内容が含まれるべきです。

1.データの保存方法
電子データやスキャンしたデータの保存形式、保存場所。
2.データの保護
データの改ざん防止、バックアップの取り方、アクセス制御等。
3.データの取扱い
データの入力、確認、修正、削除等の手順。
4.監査の対応
内部や外部の監査に対応するための記録保持、報告手順。

②スキャン保存の期限とチェック体制
スキャンしたデータの保存については、原則として書類が発生または受領された日から2カ月以内、電子取引に関するデータの保存については取引が完了した日から7営業日以内に保存する必要があります。この期限内にデータをアップロードし、保存することが求められています。また、保存されたデータに漏れや誤りがないか定期的にチェックする体制を整えることも重要です。

③事務処理規定のみでの対応
事務処理規定をしっかりと策定し、それに基づいた運用を行うことは、ペーパーレス化を推進する上で非常に有効です。ただし、上記の保存期限やデータの整合性チェックなど、法令に基づいた具体的な運用ルールも規定に明記し、適切な体制を整えることが求められます。

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