外注スタッフの交通系ICカードチャージ代の経費精算可否について

交通費精算は「実際に業務で使用した区間や金額に基づく」のが原則です。

SuicaなどのICカードの「チャージ代」精算は、私的利用分と業務利用分の判別が困難なため、税務署から「福利厚生費」や「使途不明金」と見なされるリスクがあります。

Suicaにつきましては利用明細を出すことが可能ですので、チャージ代精算時に明細も提出してもらうようにしてください。

よろしくお願いいたします。

交通系ICカードのチャージ代は、そのままでは私的利用分を含むため、業務経費と明確に区分できない点が問題となります。税務上も「業務に直接要した交通費」のみが必要経費として認められるため、精算対象は実際に利用した区間・金額に基づくのが原則です。従って、社長承認があったとしても、チャージ全額を精算する運用は、税務調査時に指摘を受ける可能性がございます。今後は「実際の利用区間に応じて申請」というルールを明文化し、証憑（利用明細や履歴）に基づき精算を行う仕組みに改められることをお勧めいたします。

　そのままの金額を交付するか否かは、内部的なお話となりますので、会社内（社長承認など）において問題がなければ、支払は可能だと考えます。

　しかし、チャージ代は「旅費交通費」ではなく「外注費」の内訳の一つと考えられます。
　ご心配のとおり、チャージー代は交通費の他、プライベート利用も含まれるため、「チャージー代＝交通費」としてみることはできません。
　そのため、他の外部スタッフや部内のスタッフとの間で不公平感がでないように会社内で話し合い、できるだけ外部スタックも含めた交通費の生産方法の「規定」を定めたうえで支給されることをお勧めいたします。

実費精算でなく、チャージ代見合いの精算であれば、
交通費の精算でなく、外注スタッフの報酬の上乗せという扱いになります。
社長承認の下であれば問題はないと考えます。
交通費の精算が頻繁にある業務形態であれば、そのような形も一つですが、結果として余分に報酬を支払うことになるため、社内で慎重に検討された方が良いでしょう。

ご回答いただきありがとうございます。
やはりチャージ全額を精算するのはリスクがあるとのことで納得いたしました。
ご教示いただいた内容を基に、改めて社長へ相談し、今後の精算ルールについて検討したいと思います。

この度は丁寧なご回答をいただきありがとうございました。

少しでもお役に立てましたら幸いです。
　規約などの約束事を決めるとよいですね。