代表者勘定の債務免除について

代表者勘定というのは社長からの借入金ということかと思いますが、債務免除について複数回に分けてはいけない等の決まりはありません。
債務免除を受けると債務免除益として益金計上となりますのが、繰越欠損金の範囲内であれば債務免除を受けた事業年度の所得は生じないことになります。
事務所の閉鎖というのが、解散・清算のことを仰るのであれば、破産などの法的整理を除き、会社は債務超過状態では清算できませんので、必然的に債務免除を受けて清算時の純資産を0円にする必要があります。

税務上の繰り越し欠損金と当期損失の合計金額内であれば、法人の税負担はなく債権放棄ができると考えます。
法人宛の債権放棄通知書を作成して、法人側で次の仕訳処理をしてください。
・役員借入金 / 債務免除益 ×××

なお、債権放棄することで法人の株価が上がる場合には、他の株主への贈与の問題が生じますのでご注意ください。

お二方ともご親切な回答を下さり、有難うございます。
明日にでも社長に相談し、然るべき処理をとりたいと思います。